Thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia, cùng Kế hoạch số 124-KH/ĐUCA ngày 31/7/2026 của Ban Thường vụ Đảng ủy Công an tỉnh Phú Thọ về triển khai Chiến dịch 100 ngày thực hiện các nhiệm vụ về chuyển đổi số của ngành Tổ chức xây dựng Đảng trong Đảng bộ Công an tỉnh, Phòng An ninh đối ngoại đã chủ động nghiên cứu, ứng dụng công nghệ để giải quyết những yêu cầu phát sinh từ thực tiễn công tác.
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ số hóa hồ sơ, đơn vị phải xử lý khối lượng tài liệu tương đối lớn trong thời gian ngắn, trong khi số lượng máy scan chuyên dụng có hạn. Bên cạnh đó, tài liệu sau khi scan đôi khi còn phát sinh những lỗi cần tiếp tục xử lý như trang bị xoay không đúng chiều, xuất hiện phần chân trang hoặc watermark không cần thiết, dung lượng tệp PDF quá lớn, thứ tự trang chưa phù hợp hoặc tên tệp chưa thống nhất theo danh mục hồ sơ.
Từ những yêu cầu thực tế đó, cán bộ đơn vị đã nghiên cứu, xây dựng Vigil Lens – công cụ hỗ trợ scan và xử lý tài liệu theo hướng đơn giản, nhanh chóng, tận dụng thiết bị sẵn có và hoạt động trực tiếp trên thiết bị của người sử dụng.
Từ điện thoại thông minh đến công cụ xử lý tài liệu
Vigil Lens cho phép sử dụng camera điện thoại thông minh để scan nhiều trang tài liệu liên tiếp. Hình ảnh sau khi chụp được hỗ trợ căn chỉnh vùng tài liệu, xử lý và đưa về định dạng phù hợp để tạo thành tệp PDF.
Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào số lượng máy scan chuyên dụng, nhiều cán bộ có thể đồng thời sử dụng điện thoại để thực hiện số hóa tài liệu. Qua đó, nguồn thiết bị sẵn có được tận dụng hiệu quả hơn, góp phần nâng cao tốc độ xử lý khi khối lượng công việc tăng cao.
Không chỉ hỗ trợ tạo bản scan mới, Vigil Lens còn có thể tiếp nhận các tệp PDF đã có để xử lý những lỗi thường gặp trong quá trình số hóa. Một số chức năng chính gồm:
- Scan liên tục nhiều trang và xuất thành tệp PDF;
- Tự động căn chỉnh vùng tài liệu, hạn chế phần nền thừa;
- Sắp xếp lại thứ tự trang trong các tệp PDF đã có;
- Xoay lại những trang bị scan sai chiều;
- Tách, ghép và xử lý lại tài liệu PDF;
- Hỗ trợ làm sạch phần chân trang hoặc watermark không cần thiết trên bản scan;
- Tối ưu dung lượng đối với những tệp PDF có kích thước quá lớn;
- Phân loại tài liệu theo danh mục chuẩn và hỗ trợ đặt tên tệp thống nhất trước khi xuất.
Những thao tác trước đây có thể phải thực hiện qua nhiều phần mềm hoặc nhiều bước khác nhau được tập trung trong một công cụ, giúp giảm thời gian xử lý, hạn chế sai sót và góp phần chuẩn hóa tài liệu trước khi đưa vào hồ sơ số.
Đổi mới sáng tạo bắt đầu từ một bài toán cụ thể
Vigil Lens không xuất phát từ một dự án công nghệ quy mô lớn mà từ những vấn đề rất cụ thể trong công việc: làm thế nào để tăng tốc độ số hóa khi khối lượng tài liệu lớn nhưng thiết bị chuyên dụng có hạn; đồng thời xử lý nhanh các lỗi phát sinh sau khi scan mà không phải sử dụng nhiều công cụ khác nhau.
Từ yêu cầu đó, cán bộ đơn vị đã chủ động tìm hiểu công nghệ, tận dụng những thiết bị sẵn có và xây dựng một công cụ phù hợp trực tiếp với quy trình công việc.
Giải pháp cho thấy chuyển đổi số không nhất thiết phải bắt đầu bằng những hệ thống lớn hay nguồn đầu tư lớn. Khi xác định đúng bài toán, một công cụ được thiết kế sát với thực tiễn có thể giúp giảm thao tác thủ công, khai thác hiệu quả hơn nguồn lực hiện có và tạo ra những thay đổi thiết thực trong phương thức làm việc.
Vigil Lens là một cách cụ thể đưa tinh thần Nghị quyết số 57-NQ/TW và Chiến dịch 100 ngày thực hiện các nhiệm vụ về chuyển đổi số của ngành Tổ chức xây dựng Đảng vào thực tiễn công tác; từ chính những yêu cầu hằng ngày, chủ động tìm kiếm giải pháp và ứng dụng công nghệ để nâng cao chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ.
VI PHƯƠNG – Phòng An ninh đối ngoại
Đánh giá bài viết: