Sơ đồ hóa kho hồ sơ cán bộ, nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng, khai thác thông tin cán bộ phục vụ công tác.

Thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia cùng Nghị quyết số 12-NQ/TW ngày 16/3/2022 về xây dựng lực lượng Công an nhân dân thật sự trong sạch, vững mạnh, chính quy, tinh nhuệ, hiện đại, Công an tỉnh Phú Thọ đã triển khai nhiều giải pháp đổi mới trong các mặt công tác, trong đó có việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ cán bộ.
Sau khi hợp nhất Công an ba tỉnh Phú Thọ, Vĩnh Phúc và Hòa Bình, số lượng hồ sơ cán bộ tập trung quản lý tăng lên đáng kể, được lưu trữ tại nhiều dãy tủ và nhiều vị trí khác nhau. Trong khi đó, nhu cầu khai thác hồ sơ phục vụ công tác quy hoạch, bổ nhiệm, điều động, đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ diễn ra thường xuyên, đặt ra yêu cầu phải đổi mới phương thức quản lý.
Từ thực tiễn đó, Phòng Tổ chức cán bộ đã xây dựng mô hình sơ đồ hóa toàn bộ kho hồ sơ theo hệ thống vị trí thống nhất. Mỗi hồ sơ được xác định bằng mã vị trí gồm dãy tủ, số tủ, số ngăn và vị trí lưu trữ, đồng thời được thể hiện trực quan trên sơ đồ quản lý. Việc liên kết giữa sơ đồ kho, danh mục hồ sơ và vị trí lưu trữ giúp cán bộ nhanh chóng xác định chính xác hồ sơ cần khai thác, rút ngắn thời gian tìm kiếm, đồng thời hạn chế nhầm lẫn trong quá trình quản lý và sử dụng.

Mô hình tận dụng hạ tầng và các phần mềm tin học sẵn có nên không phát sinh chi phí đầu tư. Qua quá trình áp dụng, công tác quản lý, cập nhật, khai thác và hoàn trả hồ sơ được thực hiện thống nhất, khoa học; hiệu quả phục vụ công tác tham mưu về tổ chức cán bộ được nâng lên rõ rệt. Với quy trình đơn giản, dễ triển khai và khả năng nhân rộng, đây là giải pháp phù hợp để áp dụng tại các đơn vị có khối lượng lớn hồ sơ lưu trữ, góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý hồ sơ trong giai đoạn đẩy mạnh chuyển đổi số.

Ngọc Bình - Phòng Tổ chức cán bộ