Công an phường Thanh Miếu: Từ hồ sơ cư trú đến hành trình số hóa dữ liệu

Thực hiện chủ trương đẩy mạnh chuyển đổi số trong lực lượng Công an nhân dân, Công an phường Thanh Miếu đang tập trung rà soát, chỉnh lý và số hóa hồ sơ cư trú phát sinh trước ngày 01/7/2021, từng bước chuyển từ phương thức lưu trữ, tra cứu hồ sơ truyền thống sang khai thác dữ liệu điện tử nhanh chóng, chính xác và khoa học, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý cư trú, phục vụ Nhân dân.
 

 

Nhận thức rõ ý nghĩa của việc số hóa hồ sơ cư trú trong tiến trình chuyển đổi số, Công an phường Thanh Miếu đã chủ động xây dựng kế hoạch, phân công cán bộ tổ chức thực hiện theo từng địa bàn, từng nhóm hồ sơ, bảo đảm tiến độ, đồng thời đặt yêu cầu chính xác, đầy đủ và an toàn thông tin lên hàng đầu. Với khối lượng hồ sơ lớn, được hình thành qua nhiều giai đoạn, đơn vị xác định đây không phải là công việc chỉ tập trung vào khâu scan tài liệu, mà phải bắt đầu từ việc rà soát, chuẩn hóa chính hồ sơ đang được lưu trữ.
Với hơn 17.500 hộ dân, gần 60.000 nhân khẩu trên địa bàn phường, cán bộ, chiến sĩ Công an phường tiến hành thống kê, lập danh mục hồ sơ, đánh số thứ tự theo tổ dân phố, hộ gia đình, loại hồ sơ và thời gian phát sinh, tạo cơ sở cho việc số hóa hồ sơ bảo đảm yêu cầu “đúng, đủ, sạch, sống”. Trong quá trình rà soát, những hồ sơ cũ, rách, mờ, thiếu trang, trùng lặp hoặc có thông tin cần xác minh đều được ghi nhận để xử lý phù hợp.
 

 

Đây cũng là dịp để đơn vị rà soát toàn bộ kho hồ sơ cư trú, phát hiện những tồn tại phát sinh trong quá trình lưu trữ để kịp thời chỉnh lý, hoàn thiện trước khi đưa vào môi trường điện tử. Sau khi được kiểm tra, sắp xếp và chỉnh lý, hồ sơ được đưa vào số hóa theo quy trình thống nhất. Một trong những yêu cầu được Công an phường Thanh Miếu đặc biệt chú trọng là “số hóa đến đâu, kiểm tra đến đó”. Sau khi hoàn tất số hóa, hồ sơ gốc được sắp xếp trở lại đúng vị trí, bảo đảm có thể xác định và đối chiếu khi cần thiết.
Đối với cán bộ, chiến sĩ trực tiếp thực hiện, đây là công việc đòi hỏi sự kiên trì, tỉ mỉ và trách nhiệm cao. Mỗi ngày, từng tập hồ sơ được mở ra, từng trang giấy được kiểm tra, từng thông tin được đối chiếu trước khi chuyển sang trạng thái hoàn thành. Phía sau những con số về khối lượng hồ sơ được số hóa là nhiều giờ làm việc với yêu cầu hạn chế tối đa sai sót, bởi một trang tài liệu bị bỏ quên hay một thông tin bị nhầm lẫn đều có thể ảnh hưởng đến giá trị khai thác của cả bộ dữ liệu.
 

 

Xác định số hóa hồ sơ cư trú không chỉ là nhiệm vụ kỹ thuật mà còn là bước chuyển trong phương thức quản lý, cán bộ, chiến sĩ Công an phường Thanh Miếu đang nỗ lực thực hiện theo đúng lộ trình, phấn đấu hoàn thành việc số hóa hồ sơ cư trú trước ngày 30/8/2027.
Mỗi hồ sơ được số hóa chính xác là thêm một bước trong quá trình chuyển đổi số; mỗi dữ liệu được chuẩn hóa là thêm một nền tảng phục vụ công tác quản lý cư trú hiện đại, khoa học và hiệu quả. Với tinh thần chủ động, trách nhiệm và quyết tâm hoàn thành yêu cầu đề ra, Công an phường Thanh Miếu đang từng bước đưa công tác số hóa hồ sơ cư trú đi vào thực chất, góp phần phát huy giá trị thông tin được lưu giữ trong từng trang hồ sơ, phục vụ công tác quản lý và Nhân dân ngày càng tốt hơn./.

Thuỳ Trang - Công an phường Thanh Miếu